Egy irodában elengedhetetlen a precizitás és az alaposság. A mai digitális világban is van még nagyon sok olyan irat és dokumentum, amelyeket célszerű papíralapon is megőrizni. Akadnak törvényileg előírt szabályozások, amelyeket be kell tartani.

Ahhoz, hogy a munka gördülékeny és zökkenőmentes legyen, muszáj felépíteni egy rendszert, ami alapján tároljuk a papírokat. Ez elősegíti a könnyebb megtalálást, ami ráadásul gyorsabb is lesz, ha tudjuk, hogy mit és hol kell keresni. Ezáltal hatékonyabb lesz a munka is. Ám nem szabad azt gondolni, hogy kategorizálni csak egy irodában lehetséges.

A háztartásban is vannak iratok és dokumentumok

Otthonunkban is rengeteg papír felhalmozódhat, ezekhez és az irodai rendszerezéshez nyújtanak kiváló megoldásokat a Papír Box iratrendezői. Ezeknek a segítségével átláthatóbb lesz a sok dokumentum, amivel nagyon megkönnyíthetjük az életünket.

Ha például elromlik a mosógép és még garanciális, de nincs meg hozzá a papír, az bosszankodásra adhat okot. Főleg, ha még a javítást is ki kell fizetni emiatt. Kell egy régi orvosi papír, de nem találjuk? Nem fizet a biztosító és gyorsan meg kellene nézni, mi van a szerződésben?

Bizony ezek mind olyan dolgok, amelyek kellemetlenségre adhatnak okot, ha nem figyelünk kellőképpen a rendszerezésre. Nézzük meg, hogy mit tehetünk a személyes és hivatalos papírjaink megfelelő tárolása érdekében!

Csoportosítás az igényeinknek megfelelően

Először is, ki kell találni egy számunkra átlátható és működtethető rendszert. Aztán ezt ki is kell alakítani, majd folyamatosan fenntartani, hogy ne boruljon fel. Első körben kidobhatjuk – természetesen szelektív módon – a már nem szükséges dokumentumokat.

Nézzük át, hogy mik azok, amik kellenek, de nincsenek használatban túl gyakran. Ezeket érdemes valamilyen saját elképzelés alapján csoportosítani. Például rakhatjuk egy helyre a garanciapapírokat, egy másikra a szerződéseket, egy harmadikra az egészségügyi leleteket, orvosi papírokat, aztán külön a számlákat, és így tovább.

Ehhez a kategorizáláshoz a Papír Boxnál beszerezhetünk mappákat, iratrendezőket, iratpapucsokat, irattálcákat, dossziékat és genothermeket is. Attól függően válasszunk, hogy mekkora az iratanyag, illetve hogyan tudjuk ezeket tárolni.

A gumis mappát használhatjuk, ha nem szeretnénk kilyukasztani a papírokat, de ha ez nem gond, akkor a lefűzős megoldást is választhatjuk. A színek segítségével is tudunk csoportosítani, hiszen ezek a termékek különféle színekben kaphatók. Ha adunk egy színkódot minden ügynek, akkor messziről látni fogjuk, hova kell nyúlni, ha keresünk valamit.

Nevezzük nevén a dolgokat!

A címkézés elengedhetetlen, hiszen jelentősen lerövidíti a keresési folyamatot. Ha szerepel egy iratrendezőn, hogy mit tartalmaz, nem kell mindent kibontani és megnézni, hanem kívülről látszik, hogy ott van, amit keresünk vagy nem.

Ha pedig valamit archiválni szeretnénk, a szalagos irományfedelek lesznek a legjobb segítőink, ezekben szorosan összefogva tárolhatjuk a papírokat.


Ez a cikk szponzorált tartalom, megrendelő a papirbox.hu oldalt működtető cég.